Ofte stillede spørgsmål

Her på siden kan du finde information om løsningen i svar på ofte stillede spørgsmål. Siden vil løbende blive updatet med flere spørgsmål/svar.

Ofte stillede spørgsmål

  • Generelt: Hvad er besluttet og hvorfor?
    Regeringen har besluttet at flytte ansvaret for at håndtere facility managementydelser fra de enkelte institutioner til Bygningsstyrelsen.

    Regeringen har samtidig besluttet, at Bygningsstyrelsen skal lave et samlet indkøb af de omfattede services hos en ekstern leverandør.

    Formålet med løsningen er tredelt: (1) En samling og øget professionalisering af området vil sikre kvalitet i opgaveløsningen. (2) De statslige institutioner bliver frigjort fra en række opgaver, uden for deres kerneforretning. (3) Ved at udnytte synergier og stordriftsfordele er det muligt at effektivisere ressourceforbruget.
  • Generelt: Hvem er omfattet af løsningen?
    Det er besluttet, at alle statslige institutioner er omfattet af den fælles løsning. Undtaget herfra er universiteterne samt Forsvaret og politiet (der allerede har fælles IFM-løsninger) plus dele af fængselsvæsnet og enkelte andre institutioner.

    I alt er det i analysen skønnet, at udgifterne til de opgaver, der er omfattet af den fælles løsning, i dag udgør i størrelsesordenen 1.100 mio. kr. om året.
  • Generelt: Hvordan udbydes løsningen?
    Serviceydelserne udbydes samlet, således at én leverandør pr. bølge leverer alle serviceydelser. Dermed kan én leverandør realisere de synergier og stordriftsfordele, der er forbundet med at varetage alle opgaverne samlet for et større antal institutioner.

    Før regeringens beslutning er der gennemført en grundig, forudgående analyse. Den viser, at der er størst potentiale for at realisere både økonomiske og kvalitetsmæssige gevinster, hvis ydelserne netop udbydes som en såkaldt integreret facility managementløsning (IFM).
  • Generelt: Hvad betyder løsningen for medarbejdere der arbejder inden for FM?
    Den nye FM-løsning betyder, at nuværende, interne serviceopgaver som drift af receptioner, mindre vedligeholdelsesopgaver, interne flytninger mv. også vil blive udliciteret. Det er ikke systematisk tilfældet i dag.

    De medarbejdere, der i dag er beskæftiget med sådanne opgaver, vil blive virksomhedsoverdraget til en ekstern leverandør, når den fælles facility management sættes i drift for deres institution. Servicemedarbejderne vil bliver virksomhedsoverdraget til enten den private leverandør af den fælles facility management eller for enkeltes vedkommende til Bygningsstyrelsen for her at varetage koordinerende opgaver.

    Bygningsstyrelsen lægger stor vægt på at informere og inddrage de medarbejdere, der i dag arbejder med facility management. Deres viden og input er vigtig for forberedelsen og for at den endelige løsning kan fungere godt.

    Moderniseringsstyrelsen har ansvaret for at understøtte de berørte institutioner i deres håndtering af de personalemæssige forhold via vejledning og rådgivning.
  • Generelt: Hvornår gennemføres løsningen?
    Det er besluttet at implementere den fælles løsning i tre bølger med nogle års mellemrum. Det betyder, at der i første bølge sigtes mod at forberede et udbud for ca. en tredjedel af opgaverne, dvs. ydelser for ca. 280 mio. kr.

    Første bølge forventes sat i drift i 1. oktober 2019.

    Bygningsstyrelsen kommunikerer særligt til institutionerne i første bølge. Anden og tredje bølge forventes sat i drift i hhv. 2021 og 2023.
  • Generelt: Hvordan inddrages de omfattede institutioner i forberedelsen af udbuddet?
    Bygningsstyrelsen indgår i et tæt samarbejde med de institutioner, der bliver kommende facility managementkunder og Moderniseringsstyrelsen om at tilrettelægge en god proces og en effektiv gennemførelse af løsningen.

    Der er for første bølge nedsat blandt andre en tværministeriel styregruppe, en tværministeriel arbejdsgruppe og to ekspertgrupper for hhv. indløb/udbud og personaleforhold. I disse er alle kunder i første bølge repræsenteret.

    Bygningsstyrelsen indhenter i forberedelsen af udbuddet oplysninger fra kunderne om det nuværende forbrug og efterspørgsel af facility managementydelser. På baggrund heraf beskrives og fastlægges endeligt, hvilke ydelser der skal udbydes og med hvilket serviceniveau.

    Når den fælles facility managementløsning er sat i drift, vil institutionerne i hverdagen blive mødt af den eksterne serviceleverandør samt medarbejdere fra Bygningsstyrelsen tilknyttet deres lokalitet.

    Den konkrete løsning fastlægges i samarbejde med de kunder, der deltager i første bølge. Der inddrages erfaringer fra andre fællesstatslige løsninger og fra de etablerede IFM-løsninger på blandt andre politiets og forsvarets område.
  • Generelt: Hvorfor skal opgaven ligge hos Bygningsstyrelsen?
    Bygningsstyrelsen har i forvejen et indgående kendskab til de enkelte intuitioners bygninger og behov. Det nye forretningsben vil betyde, at Bygningsstyrelsen på sigt vil levere samlede arbejdspladsløsninger til staten. Både bygninger, vedligehold og serviceydelser kan leveres som én samlet pakke.

    Bygningsstyrelsens overordnede mission er at skabe de rigtige rammer for arbejde og læring. Fokus for den fremadrettede løsning vil være kvalitet, effektivitet og brugertilfredshed.

    Ved den færdige implementering bliver Bygningsstyrelsens rolle at være kontraktholder, føre tilsyn og følge op i forhold til leverandøren og udvikle FM-området.