Når to institutioner fusionerer

VIVE, Det Nationale Forsknings- og Analysecenter for Velfærd, ønskede at samle sine medarbejdere i København på én lokalitet, men processen blev besværliggjort af et uopsigeligt lejemål frem til 2022. Med Bygningsstyrelsens hjælp blev der indgået en fremlejekontrakt med en privat virksomhed, så VIVE kunne samles på én lokalitet og spare ca. 3,5 mio. kr. årligt på huslejen.

  • Nyt hovedsæde for VIVE på Herluf Trolles Gade i København K. Nyt hovedsæde for VIVE på Herluf Trolles Gade i København K.
  • Skilt og logo. Skilt og logo.
  • Nyt hovedsæde for VIVE på Herluf Trolles Gade i København K. Nyt hovedsæde for VIVE på Herluf Trolles Gade i København K.
  • Økonomi- og administrationschef ved SFI, Hanne Friis Kaas. Økonomi- og administrationschef ved SFI, Hanne Friis Kaas.

VIVE blev oprettet den 1. juli 2017 og er en fusion af Det Nationale Forskningscenter for Velfærd (SFI) og Det Nationale Institut for Kommuners og Regioners Analyse og Forskning (KORA). VIVE har i alt ca. 250 medarbejdere i København og Aarhus.

Med fusionen skulle der findes en fælles lokalitet i København for det nye forsknings- og analysecenter, ligesom der skulle findes besparelser i budgettet. Hanne Friis Kaas, økonomi- og administrationschef i SFI og nu VIVE, var ansvarlig for en væsentlig del af fusionen. En vigtig prioritet for VIVE var, at hovedsædet kunne findes i København K, da SFI og KORA begge havde hovedkontorer i København tæt på forsknings- og analysecentrets primære kunder. 

Udvidelse af eksisterende lejemål

Da det var muligt at udvide SFI's eksisterende lejemål, så VIVE kunne samle sine medarbejdere i København på samme lokalitet, blev det besluttet, at SFI's lokaler på Herlufs Trolle Gade skulle være VIVEs hovedsæde.

En forudsætning for dette var dog, at VIVE fik afhændet KORA's kontorlokaler på Købmagergade, som var et uopsigeligt lejemål frem til 2022. VIVE ville ellers sidde med dobbelt husleje, hvilket både ville umuliggøre et fælles hovedsæde i København, og den årlige besparelse som forsknings- og analysecentret skulle indfri.

Afhændelsen af KORAs lokaler på Købmagergade var derfor et bærende element i VIVEs udviklingsplan. Økonomi- og administrationschef Hanne Friis Kaas forklarer:

"Det har været trygt at samarbejde med Bygningsstyrelsen, hvor vores kontaktpersoner hurtigt lærte os at kende og kunne yde god rådgivning i forhold til vores behov. Vi fik kompetente svar på vores spørgsmål, og Bygningsstyrelsen var gode til at informere os om processen og om interesserede lejere. Det gav os en tryghed i vores arbejde med at finde besparelser og etablere et fælles hovedsæde."

En fælles opgave

Det er meget almindeligt, at statsinstitutioner som har kontorer i private lejemål, har uopsigelige lejekontrakter. I nogle kontrakter er der dog mulighed for at indgå fremlejeaftaler, hvilket var tilfældet med lejemålet på Købmagergade.

Bygningsstyrelsen etablerede derfor via en erhvervsmægler kontakt til interesserede lejere, og efter effektive forhandlinger blev der indgået en fremlejekontrakt med energiselskabet Blue Energy. Specialkonsulent Lene Baagøe Clausen og kunderådgiver Mette Ribergaard Mai er VIVEs kontaktpersoner i Bygningsstyrelsen, og Lene Baagøe Clausen fortæller:

"Vi tager altid udgangspunkt i vores kunders behov og situation, så det var også vigtigt for os, at VIVE undgik dobbelt husleje. Vi oplevede stor interesse for lejemålet, fordi det er gode lokaler med en god beliggenhed, og vi fik hurtigt nogle seriøse henvendelser. Derudover var det en god sag, fordi vi havde et givende samarbejde med VIVE, hvor det fra starten af var klart, at det var en fælles opgave, at der blev indgået en fremlejekontrakt. Derfor er det også meget tilfredsstillende, at fremlejekontrakten lykkes, så VIVE undgår at betale dobbelt husleje og nu er samlet under samme tag."

Med Bygningsstyrelsens hjælp sparer VIVE ca. 3,5 mio. kr. årligt på huslejen ved at have samlet medarbejderne på én lokalitet i København. VIVE og Hanne Friis Kaas kan nu fokusere på at skabe fælles rammer og fælles kultur for medarbejderne i det nye forsknings- og analysecenter og fokusere på kerneopgaven med forskning og analyse af velfærdssamfundet og den offentlige sektor.